| Главная » Аудит |
|
Содержание Введение …3 Глава 1 Основы организации расчетов с подотчетными лицами …6 1.1 Сущность организации расчетов с подотчетными лицами ..6 1.2 Нормативно-правовая база расчетов с подотчетными лицами…18 Глава 2 Учет расчетов с подотчетными лицами и пути его совершенствования в ОАО Ульяновский механический завод…25 2.1 Краткая характеристика предприятия и организация бухгалтерского учета ……25 2.2 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами…29 2.3 Основные направления совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами…39 Глава 3 Аудит расчетов с подотчетными лицами…45 3.1 Документы, подлежащие проверке и основные контрольные процедуры…45 3.2 Типичные и фактические ошибки, допускаемые при расчетах с подотчетными лицами ……47 3.3 Методы сбора аудиторских доказательств, применяемых при проверке …55 3.4 Аудит учета расчетов с подотчетными лицами ОАО УМЗ…60 Заключение…69 Список использованных источников…75 Приложения…….79
Введение В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно- операционные цели. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами. Расчеты через подотчетных лиц производятся в случаях, когда оплата со счетов в банках или из кассы нецелесообразна или невозможна. Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на административно- хозяйственные расходы, на расходы по закупке запасных частей, по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска (для работающих в районах крайнего Севера и приравненных к ним), а также различные работы, услуги для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны: приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов; При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций. Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются: Своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы. Тема расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов. Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов. Цель дипломной работы состоит в изучении особенностей организации расчетов с подотчетными лицами, действующей системы учета данной группы расчетов на предприятии, аудит расчетов, поиск путей оптимизации и повышения достоверности учета. Задачи дипломной работы: теоретический обзор литературы и действующих в настоящее время нормативных актов в сфере учета расчетов с подотчетными лицами; В первом разделе дипломной работы приведен обзор литературных источников и нормативных документов, регламентирующих расчеты с подотчетными лицами. Во втором разделе рассмотрены направления деятельности и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами, приведен состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами в ОАО Ульяновский механический завод. В третьем разделе раскрыты этапы проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами в ОАО УМЗ. Особое внимание уделено методам сбора аудиторских доказательств, применяемых при проверке расчетов, применительно к типичным нарушениям расчетов с подотчетными лицами. Теоретической и методологической основой работы явились нормативно-законодательные акты по теме исследования, учебники и учебные пособия, материалы периодической печати, некоторые характеристики учетной политики предприятия, первичного и сводного учета, годовых отчетов.
Глава 1 Основы организации расчетов с подотчетными лицами 1.1 Сущность организации расчетов с подотчетными лицами В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. Целесообразность, размеры и сроки, на которые выдаются средства под отчет согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденному решением Совета директоров ЦБР 22.09.93 № 40, определяются руководителем предприятия. Руководитель утверждает список лиц, имеющих право получать средства в подотчет на хозяйственные нужды. Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Так, в пункте 11 вышеуказанного документа отмечено, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок. Подотчетные суммы обычно выдаются из кассы предприятия. При временном отсутствии у предприятия кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. Кассир выдает подотчетному лицу денежные средства на основании надлежащим образом оформленного приказа руководителя или заявления работника с разрешительной надписью руководителя. При этом в приказе и заявлении должен быть указан срок, на который выдаются подотчетные средства по различным видам операций. Указание срока необходимо для обоснования нахождения средств в подотчете определенное время, так как согласно действующему Порядку ведения кассовых операций в РФ лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается. На основании приказа руководителя, например, о направлении в командировку, или о нормах на отдельные виды представительских расходов бухгалтером составляется смета, итог которой после утверждения ее в виде аванса выдается подотчетному лицу, что оформляется расходным кассовым ордером с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях и т.п. имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна [26, с. 126]. При составлении сметы следует учитывать действующие нормы командировочных расходов, нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников предприятий и организаций для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, производство работ вахтовым методом, постоянную работу в пути, а также нормативы для исчисления предельных размеров представительских расходов. Аналогично оформляются выдачи средств работникам на хозяйственные нужды – например, закупку материалов, запасных частей, оплату услуг. При этом размер данных сумм обычно ограничен (их выдача предусмотрена сметой предприятия). После проведения хозяйственно – операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течение 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру. В случае не предоставления отчета об израсходованных подотчетных средствах и невозвращения в кассу предприятия остатка неиспользованных сумм авансов в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в предусмотренном действующем законодательном порядке. Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций. В соответствии с пунктом 2 Порядка ведения кассовых операций в РФ, расчёты между юридическими лицами осуществляются, как правило, в безналичном порядке [14]. При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт следует учитывать лимиты, установленные Указанием Центрального банка РФ «Об установлении предельного размера расчётов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке». Предельный размер расчётов наличными деньгами по одному платежу между юридическими лицами установлен с 21 ноября 2001 года в сумме 60 тысяч рублей [19]. Указанные нормативные ограничения обязательны для исполнения всеми юридическими лицами, а за их несоблюдение в соответствии с пунктом 9 Указа Президента РФ «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей» предусмотрены штрафные санкции (в двукратном размере суммы произведённого без учёта нормативных ограничений платежа). При этом на руководителей предприятий-нарушителей налагается административный штраф в пятидесятикратном размере установленной законодательством России минимальной месячной оплаты труда. Соответствующие взыскания налагает Государственная налоговая инспекция. Меры финансовой ответственности за осуществление расчётов наличными деньгами сверх установленных предельных сумм применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платёж в адрес другого юридического лица[15]. В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время. Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать: цель командировки; Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные [39, с.115]. В соответствии с главой 24, ст. 166 Трудового Кодекса РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются [49, с.53]. Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с: покупкой товарно-материальных ценностей, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов; Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К непроизводственным командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п. Перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания. Организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке; Суммы на командировочные расходы выдаются подотчетному лицу при наличии приказа (распоряжения) по направлению его в командировку. Перед отъездом в командировку работник на основании приказа о направлении в командировку получает в кассе предприятия аванс. Для этого работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку и сделать на нем отметку за подписью зам. главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. Лицам, которые не отчитались по ранее выданным авансам подотчетные суммы не выдаются. На копии приказа главный бухгалтер производит расчет авансовой суммы, ставит свою подпись и передает кассиру для выдачи денежных средств командированному лицу по расходному ордеру. Копия приказа с расчетом авансовой суммы включается с расходным ордером в отчет кассира. В расчет авансовой суммы включается оплата суточных, предполагаемые расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно. Суммы, выдаваемые в качестве аванса командированному лицу, кроме перечисленных, должны быть оговорены в приказе руководителя предприятия о направлении работника в командировку. Подотчетное лицо получает бланк служебного задания, в котором отражена цель командировки, и который по прибытии должен быть заполнен отчетом о ее выполнении. Фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия. По возвращении из командировки работник обязан в трехдневный срок сдать в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, а неизрасходованные суммы вернуть в кассу предприятия. К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расходы командированного, командировочное удостоверение с необходимыми отметками и утвержденный руководителем отчет о командировке. Бухгалтер, обрабатывающий авансовый отчет, прикладывает к нему копию приказа руководителя о направлении в командировку работника. Бухгалтер, проверив авансовый отчет командированного лица и получив от него при необходимости пояснения в письменном виде, подписывает этот отчет и передает его на утверждение руководителю предприятия в день получения отчета от подотчетного лица. Бухгалтерские записи в балансе производятся только по утвержденным руководителем авансовым отчетам [20, с. 74]. Расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику полностью по предоставленным документам (за исключением работников бюджетных учреждений) [11, 13]. Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере: стоимости проезда железнодорожным, воздушным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже билетов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями [21, с.126]. Суточные и расходы по найму жилого помещения (как при предоставлении документов, подтверждающих такую оплату, так и без них) должны возмещаться работнику в пределах установленных действующим законодательством норм, которые имеют тенденцию к постоянному увеличению в связи изменением уровня цен. В таблице 1 приведена динамика норм возмещения расходов на командировки с 1992 года по настоящее время. В настоящее время расходы на проживание возмещаются согласно требованиям Налогового кодекса РФ и ПБУ 10/99, а именно в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты. Однако для бюджетных организаций порядок возмещения расходов остался прежним. При командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Если командированный работник по окончании рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при предоставлении документов о найме жилого помещения расходы по найму возмещаются в установленном порядке. Многие бухгалтеры сталкиваются с тем, что налоговая инспекция отказывалась считать расходы организации командировками лишь потому, что поездка неправильно оформлена – не составлено командировочное удостоверение. В письме Минфина РФ от 06.12.2002 №16-00-16 /158 отмечается, что если организация оформила командировку приказом, то вовсе необязательно выдавать ещё и командировочное удостоверение. Так же возникают проблемы относительно дней нахождения в командировке. Федеральный Закон от 30.12.2001 №197-ФЗ с 1 февраля 2002 г. ввел в действие новый Трудовой кодекс (в ред. от 27.04.2004 № 32-ФЗ), положениями которого не регламентирован срок направления работника в командировку по распоряжению работодателя вне места постоянной работы [4]. Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом. К административно-хозяйственным расходам относятся: канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды. Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться: под отчёт на хозяйственные и операционные расходы; В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Руководитель предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются. Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации [33, с.114]. Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций – юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом: 1. Заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемым в дополнение к соответствующему договору. 2. Внесение наличных денег по заключённому договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая заверяется печатью (штампом) организации-продавца. Иногда организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность. 3. Не позднее десяти дней с даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик обязана представить организации-покупателю счёт-фактуру. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также при проведении собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими. Представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью, - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества. К представительским расходам относят расходы на: официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах, независимо от места проведения указанных мероприятий; Состав представительских расходов налогоплательщика определен п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий [3; 35,с.44]. Согласно п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период [39, с.52]. Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения. Руководитель предприятия должен издать приказ, в котором будет определен круг лиц, занятых приемом участников деловых встреч. Сотрудник, которому в соответствии с приказом по предприятию разрешено расходовать представительские средства, как правило, получает их из кассы по расходному кассовому ордеру и тем самым выступает по отношению к предприятию как обычное подотчётное лицо, которое должно отчитываться за расходование подотчетных сумм в установленном законодательством порядке. Таким образом, подотчетное лицо, взявшее в кассе предприятия наличные деньги на представительские цели, должно подтвердить свои расходы предъявлением в бухгалтерию товарного чека, счета, накладной на отпуск товара, а также чека кассового аппарата или корешка приходного кассового ордера с печатью (а не со штампом) предприятия. 1.2 Нормативно-правовая база расчетов с подотчетными лицами Служебные командировки являются объектом трудового законодательства, которое регулирует правоотношения с работниками, заключившими с организацией трудовой договор в соответствии с критериями, установленными в Трудовом Кодексе РФ. Работник, принятый на штатную должность в организацию и находящийся в административном подчинении у ее руководителя, может быть направлен в командировку для выполнения служебного задания. В трудовой договор с работником целесообразно включать условие о его периодическом направлении в краткосрочные и долгосрочные служебные командировки. Трудовой Кодекс Российской Федерации не запрещает также направлять в служебные командировки совместителей, командировать которых можно на общих основаниях, руководствуясь положениями ТК РФ. Согласно ст. 167 ТКРФ за совместителем, направленным в служебную командировку, как и за любым другим работником организации должны сохраняться место работы (должность) и средний заработок в организации, которая его командировала [4]. Поскольку совместитель является работником организации, он может быть направлен в командировку так же, как и любой другой работник. При этом порядок компенсации расходов, понесенных в связи с командировкой (оплата целевых расходов по проезду и проживанию в месте командировки), а также выплата суточных производятся в общеустановленном порядке. Если работник направлен в командировку по совмещаемой работе, то средний заработок за отсутствующие дни (ст.167 ТК РФ) сохраняется за ним только на работе по совместительству. При этом на основном месте работы работнику оформляется отпуск без сохранения заработной платы. При направлении совместителя в служебную командировку и по основной, и по совмещаемой работе средний заработок должен сохраняться по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются по соглашению между командирующими организациями. При внутреннем штатном совместительстве направление совместителя производится одним и тем же работодателем, поэтому в обязательном порядке средний заработок должен сохраняться по всем занимаемым должностям. При внешнем штатном совместительстве вопрос сохранения среднего заработка должен зависеть от того, по какой должности работник направлен в командировку. Если совместитель направляется в служебную командировку только по одной должности (например, основной), то выплата среднего заработка может быть произведена только по этой должности и в другой организации совместитель должен взять отпуск без сохранения заработной платы. Во всех случаях совмещение командировочных расходов (в том числе суточных) должно быть произведено в ординарном размере. В соответствии со ст. 167. Трудового кодекса РФ, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. На основании п.1 ст.236 главы 24 НК РФ единым социальным налогом (ЕСН) облагаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками, в частности, в пользу физических лиц по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям) [3]. Согласно подп.2 п.1 ст.238 НК РФ не подлежат обложению ЕСН все виды компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных законодательством Российской Федерации), в том числе компенсационные выплаты, связанные с командировочными расходами [3]. Порядок и условия командирования работников, а также нормы возмещения командировочных расходов установлены ст.166-168 ТК РФ, главой 25 НК РФ, Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93, приказом Минфина России от 6 июля 2001 г. № 49н. Указанными законодательными и нормативными документами предусмотрена возможность служебных командировок за счет организации-работодателя только при наличии трудовых договоров между организацией и физическим лицом, регламентируемых ТК РФ. В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 ст. 264 НК РФ, расходы по командировкам относятся на издержки производства, если они подтверждены документально. Однако для бюджетных организаций, как было указано в п. 1.1. дипломной работы в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, финансируемых за счет средств федерального бюджета» сохраняется ограничение возмещения расходов на проживание в размере 550 руб. [11]. Взаимоотношения по договорам гражданско-правового характера регламентируются ГК РФ, согласно которому затраты на поездки, связанные с выполнением работ (оказанием услуг), не предусмотренные в сумме договора, можно квалифицировать как дополнительные расходы исполнителя на выполнение условий договора. Такие расходы по договоренности сторон могут быть компенсированы исполнителю организацией-заказчиком [1]. Однако не все работники организаций могут быть направлены в командировку для выполнения служебного задания. Согласно ст.203 ТК РФ в период действия ученического договора работники не могут направляться в служебные командировки беременных женщин. В соответствии со ст. 268 ТК РФ не могут направляться в служебные командировки работники в возрасте до 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с перечнями профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений). Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия и при отсутствии для них запрещения по медицинским показаниям. Согласно ст. 259 ТК РФ женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку. Указанное положение в соответствии со ст. 246 ТК РФ относится и к отцам, воспитывающим детей без матери, и к опекунам (попечителям) несовершеннолетних. Для остальных работников распоряжение работодателя о направлении в командировку для выполнения служебного задания носит обязательный характер. Отказ работника от выполнения такого распоряжения работодателя рассматривается как дисциплинарный поступок. Порядок установления режима рабочего времени в период нахождения работника в служебной командировке в ТК РФ не определен, поэтому предполагается, что он трудится в режиме работы и отдыха той организации, в которую командирован. Командированный работник не включается в личный состав организации, в которую он направлен, и получает заработную плату и компенсации, установленные законодательством, по месту основной работы. В соответствии с Постановлением Госкомстата России, в унифицированные формы первичной учетной документации организация может при необходимости вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается [10]. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Законом разрешено составлять документы на машинных носителях (статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (статья 9, п. 3) и обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (статья 9, п. 3) [5] . Порядок ведения кассовых операций № 40 содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним [14]. При расходовании наличных денег через подотчетное лицо на расчеты с юридическими лицами необходимо соблюдать устанавливаемый предел расчета наличными денежными средствами между организациями. Указанием Банка России «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» такой предел установлен в размере 60000 руб. За осуществление расчетов наличными денежными средствами сверх установленных предельных сумм, как указывалось ранее, налагается штраф, причем только на организацию, которая расплатилась наличными денежными средствами, т.е. на покупателя. С введением в действие гл.25 НК РФ расходов по найму жилого помещения возмещаются в полном объеме, за исключением расходов, определенных подп.12 п.1 ст.264 НК РФ. К невозмещаемым относятся расходы на обслуживание в барах, ресторанах и в номерах. За использование рекреационно-оздоровительными объектами. При условии их возмещения работнику на сумму, подлежащую возмещению, должны быть скорректированы расходы организации для целей налогообложения прибыли. В соответствии с п.3 ст.217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в доход работника, подлежащий обложению налогом на доходы физических лиц, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения. Согласно п.3 ст.217 НК РФ при непредставлении налогоплательщикам документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством. Согласно приказу Минфина России № 49н при отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 12 руб. в сутки. Таким образом, в облагаемую базу работника по налогу на доходы физических лиц должна быть включена сумма возмещения расходов по найму жилого помещения, если она выплачена в размере, превышающем сумму 12 руб. в сутки. В соответствии с п.6 Постановления Правительства Российской Федерации № 93 организация вправе заключать договор на бронирование мест в гостинице на основании документа, подписанного двумя сторонами, а также заявки на бронирование отправленной почтовой, телефонной и иной связью, позволяющей достоверно установить, что заявка исходит от предприятия – заказчика услуги. В случае опоздания командированного работника с него кроме платы за бронирование взимается также плата за фактический простой номера (места в номере), но не более чем за сутки [9]. Согласно п.11 Инструкции № 62 командированному работнику возмещается плата за бронирование мест в гостинице в размере 50% от возмещаемой стоимости места за сутки. Поскольку с 1 января 2002 г. плата за бронирование не нормируется в связи с отменой норматива оплаты расходов по проживанию, указанные расходы возмещаются командированному работнику в полном объеме при представлении документов, подтверждающих факт бронирования номера. В соответствии со ст. 168 ТК РФ, командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения. Согласно подп. 12 п.1 ст.264 НК РФ расходы по найму жилого помещения включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией. Эти расходы возмещаются работнику в сумме фактически произведенных затрат со дня его прибытия к месту работы. Для возмещения расходов работник должен представить подтверждающие документы. В соответствии с подп.12 п.1 ст.264 НК РФ суточные включаются в состав прочих расходов налогоплательщика, связанных с производством и реализацией, и являются нормируемыми расходами. Нормы суточных установлены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 становлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». За каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации суточные установлены в размере 100 руб. За каждый день нахождения в заграничной командировке размер суточных устанавливается в долларах США в зависимости от времени нахождения в служебной командировке (до 60 дней включительно и свыше 60 дней).
Глава 2 Учет расчетов с подотчетными лицами и пути его совершенствования в ОАО Ульяновский механический завод 2.1 Краткая характеристика предприятия и организация бухгалтерского учета ОАО Ульяновский механический завод, ранее ФГУП УМЗ, основанный в 1966 году, является одним из крупнейших предприятий в Российском оборонном комплексе. В 2002 г. по решению Правительства России Ульяновский механический завод был акционирован и вошел в состав крупного отраслевого объединения ОАО «Концерн ПВО «Алмаз-Антей». Основными направлениями деятельности ОАО УМЗ со времени своего создания в 1966 году являлись производство вооружения и военной техники для нужд Министерства обороны Российской Федерации и на экспорт. Сегодня Ульяновский механический завод - многопрофильное предприятие, являющееся одним из главных производителей средств противовоздушной обороны (ПВО) в российском оборонном комплексе и выпускающее конкурентоспособную продукцию для народного хозяйства. Имеющийся научно-технический потенциал по изготовлению уникальной специальной техники позволил в условиях конверсии решать задачи по созданию сложной, конкурентоспособной продукции для таких отраслей народного хозяйства, как энергетика, медицина, станкостроение, нефтегазовая, автомобильная промышленность, тематика которой в последнее время особенно расширилась. В настоящее время большое внимание на заводе уделяется программам по разработке и производству медицинской техники и продукции производственнотехнического назначения, переоборудованию автомобилей «УАЗ» для районов со сложными условиями эксплуатации. Кроме своих разработок завод использует и опыт зарубежных фирм: освоен выпуск высокотехнологичных медицинских приборов и систем. ОАО УМЗ выпускает комплекты медицинского обрудования для автомобилей скорой медицинской помощи, электрокардиографы, аппарат «Биомаг», стерилизаторы, вулканизаторы, запасные части к газовому оборудованию, 4 вида антенн. Общие принципы построения бухгалтерского учета определяются законодательством РФ по бухгалтерскому учету. Нормативными документами установлены единые правовые методологические основы организации и ведения учета. Регулирование бухгалтерского учета в масштабах страны заключается в разработке и утверждении обязательных инструктивных материалов для всех организаций на территории России. Под организацией бухгалтерского учета принято понимать систему условий и элементов учетного процесса, включающею в себя первичный учет и документирование операций, План счетов бухгалтерского учета, формы, организации учетно-вычислительных работ, инвентаризацию, объем и содержание отчетности. Целью организации бухгалтерского учета является обеспечение единообразного формирования полной и достоверной информации о финансовом положении организации. В соответствии с Федеральным Законом Российской Федерации «О бухгалтерском учете» ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель предприятия. Бухгалтерский учет организуется самим предприятием исходя из особенностей его деятельности. Ответственность за организацию бухгалтерского учета возложена на руководителя организации. Он должен создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить обязательное выполнение всеми подразделениями и службами, а также учетными работниками требований главного бухгалтера при оформлении и предоставлении для учета документов и сведений. В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» в целях соблюдения на предприятии единой политики отражения в бухгалтерском учете и отчетности отдельных хозяйственных операций и оценки имущества, в ОАО УМЗ действует учетная политика, утвержденная приказом генерального директора Абанина В.В. (приложения А, Б). Структура учета централизованна. При централизации учета учетный аппарат хозяйства сосредотачивается в бухгалтерии, где осуществляется синтетический и аналитический учет на основании первичных и сводных документов, поступающих из ее отдельных подразделений. Бухгалтерия, является самостоятельным структурным подразделением и возглавляется главным бухгалтером. Совместно с другими подразделениями, работники бухгалтерии участвуют в сопоставлении планов и анализа финансово-хозяйственной деятельности. Должностные обязанности и права главного бухгалтера определяет должностная инструкция, остальных работников бухгалтерии - должностные инструкции, разработанные главным бухгалтером, утвержденные руководителем предприятия. Самые ответственные и сложные работы в хозяйстве выполняет главный бухгалтер. Он отвечает за состояние учета денежных средств, расчетов с бюджетными и внебюджетными фондами, расчетных и кредитных операций, учета фондов и резервов, финансовых результатов хозяйства; отвечает за правильность составления и своевременность предоставления годовой и квартальной отчетности. Главный бухгалтер назначается или освобождается от должности руководителем организации. Он подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операции законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операции и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательно для всех работников организации. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отельных хозяйственных операции документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций. Главному бухгалтеру запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, противоречащим законодательству и нарушающим договорную и финансовую дисциплину. За отклонение от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленным законодательством, искажение бухгалтерской отчетности и несоблюдение сроков ее предоставления и публикации руководитель и главный бухгалтер привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны принимать к исполнению. Бухгалтерский учет в ОАО УМЗ построен на основе журнально-ордерной формы учета с применением ЭВМ. При такой форме учета по данным первичных или накопительных документов составляются журналы-ордера, кредитовые обороты из которых переносятся затем в Главную книгу. Аналитический учет ведется в карточках, книгах, записи в которые делают на основании первичных или сводных документов. По данным синтетических и аналитических счетов по окончании месяца составляют оборотные ведомости, которые сверяются между собой. Согласно «Порядка ведения кассовых операций», в ОАО УМЗ имеется отдельное помещение для кассы оборудованное металлическими решетками, окном для выдачи и приема денег, сигнализацией, металлическим несгораемым шкафом для хранения наличных денег и ценных бумаг. Для хранения документов предусмотрено архивное помещение, оборудованное специальным шкафами и стеллажами. Для обеспечения рациональной организации бухгалтерского учета большое значение имеет разработка плана его организации. План организации бухгалтерского учета состоит из следующих элементов: план документации и документооборота; план инвентаризации; план счетов и их корреспонденция; план отчетности; план технического оформления учета; план организации труда работников бухгалтерии. В плане документации перечисляются документы для учета хозяйственных операции. ОАО УМЗ использует типовые формы первичных учетных документов. Все формы первичных учетных документов составляются с соблюдением требований предусмотренных Положением по бухгалтерскому учету и отчетности. Основой организации первичного учета в организации является утвержденный главным бухгалтером график документооборота, т.е. прохождения документов от момента их выписки до сдачи на хранение в архив. В графике документооборота определяются лица, ответственные за оформление документов, а также порядок место время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив. В плане инвентаризации определяют порядок формы и сроки проведения плановых и внеплановых инвентаризаций. В плане отчетности указывают: перечень отчетных форм, отчетный период, за который составляется та или иная форма отчета, сроки представления отчетности, наименование и адреса организации и учреждений, а также фамилии должностных лиц, получающих отчеты. В плане технического оформления учета дают характеристику формы учета, которая будет применятся. 2.2 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами В практике хозяйственной деятельности организации часто возникают расходы, которые производят через своих сотрудников, которым выдаются наличные деньги под отчет. Подотчетные суммы – денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на расходы по командировкам и на мелкие хозяйственные расходы. Список лиц, имеющих право пользоваться подотчетными суммами, устанавливает руководитель организации. Аванс выдают на основе заявления по расходному кассовому ордеру. На документе должны быть разрешительная подпись руководителя организации и главного бухгалтера. После выполнения задания подотчетное лицо обязано представить в трехдневный срок в бухгалтерию ававнсовый отчет о произведенных расходах и документы их подтверждающие. Ответственность за правильное оформление выдачи авансов и проверку авансового отчета несет главный бухгалтер. Основные документы, которые используются при учете расчетов с подотчетными лицами, включают следующий перечень: расходный кассовый ордер (форма № КО-2); Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ОАО «УМЗ» подразделяются на три вида. 1. Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии организации на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха. К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер. Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку (форма №Т–9) . Форма № Т-9 составляется на одного работника, а форма № Т-9а – на несколько человек одновременно. Последняя форма используется в крупных организациях, в которых приказы о командировках издаются в большом количестве. В частности в ОАО УМЗ в основном используется форма № Т-9а, хотя форма № Т-9 также применяется. Так, 09.04.2005 был составлен Приказ № 15 о направлении в служебную командировку начальника отдела снабжения Иванова И.И. в Нижний Новгород на НТПО «Волна» на 3 дня для заключения договора на поставку сырья (приложение В). В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении (форма №Т–10а) и выписывается командировочное удостоверение (форма №Т–10). Формулированию цели командировки необходимо уделить особое внимание, так как от этого зависит порядок отражения расходов на служебную командировку на счетах бухгалтерского учета. Сопоставление служебного задания и отчета о его выполнении позволяет определить направленность затрат организации по служебным командировкам. Лицо, прибывшее из командировки, составляет краткий отчет о выполненной работе за период командировки, согласовывает его с руководителем структурного подразделения и представляет в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом. Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание. 2. Документы второго вида работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет–фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении. При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную). 3. Третий вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания (форма №Т–10а), в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств. С 1 января 2002 года постановлением Госкомстата России введена в действие унифицированная форма первичной учетной документации №АО–1 «Авансовый отчет», которая применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений. На оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру. Скачать архив (129.2 Kb) Схожие материалы: |
| Всего комментариев: 0 | |