Введение

управление вакансия персонал специалист

Учёными доказано, что человек воспринимает большую часть окружающей информации зрительно. Наша память и мышление построены на зрительных образах (так называемая «зрительная память»). Поэтому визуальное представление тех или иных процессов, структур является весьма полезным для полного понимания всех нюансов разработки, предметной области. Также в современных условиях унифицированное представление данных о структуре и функционировании проектируемых систем, бизнес-процессов является немаловажным фактором. Это обеспечивает единообразие трактовки тех или иных элементов схем, упрощает их чтение.

Сейчас существует довольно много ПО, предназначенного для упрощения процесса построения схем. При этом среди ИТ-специалистов большой популярностью пользуется пакет Microsoft Visio. Тому есть несколько причин. Во-первых, сказать что построение схем и диаграмм в Visio простое, значит не сказать ничего. В отличие от мощных узкоспециализированных пакетов Visio обладает простым пользовательским интерфейсом и исчерпывающим набором графических примитивов. Во-вторых, все графические примитивы разделены на чёткие группы по существующим стандартам построения схем, по тематике диаграмм. Здесь присутствуют как элементы для построения схем по чётким стандартам (например IDEF0), так и более сложные примитивы, призванные радовать глаз и привлекать внимание к вашей схеме.

На сегодняшний день Microsoft Visio является одним из самых распространённых программных продуктов бизнес-моделирования и установлен на компьютерах многих бизнес-аналитиков. Практика показывает, что наличие такого простого, недорогого и в тоже время функционального инструмента в несколько раз повышает эффективность выполнения проектов и задач формализации и оптимизации деятельности предприятия.

1. Управление персоналом

Управление персоналом - одна из самых необходимых составляющих в работе любого крупного предприятия. Кроме всего прочего, это бизнес-процесс, который необходимо организовать таким образом, чтобы все сотрудники предприятия чувствовали себя комфортно и могли работать на благо компании. Под бизнес-процессом обычно понимают периодически повторяющуюся последовательность определенных процедур, связанных между собой и направленных на создание определенных ценностей для потребителей. Для организации бизнес-процесса активно используются внешние ресурсы.

Рисунок 1. Иерархическая структура управления

Современные бизнесмены стремятся стабилизировать дело, которым они занимаются, и прилагают для этого все усилия. Для этого необходимо сформировать качественные бизнес-процессы, представляющие собой четкую схему, с помощью которой вести работу легче обычного. К упорядочиванию собственной деятельности некоторые предприниматели приходят далеко не сразу. Обычно это случается после длительного периода убыточности, когда единственным выходом из сложной ситуации является реорганизация предприятия. В качестве дополнительной меры бизнесмены упорядочивают (оптимизируют) работу абсолютно всех специалистов в своем предприятии. От качественно выполненного подбора сотрудников зависит вся дальнейшая работа предприятия, именно поэтому подбор является ведущим направлением деятельности HR-отдела, управляющего персоналом. Упорядоченный процесс рекрутинга и формирования команды позволит обзавестись профессиональными сотрудниками (рисунок 2).

Рисунок 2. HR-отдел

2. Подача заявок

После того, как предприятие определилось с количеством нужных специалистов и их квалификацией, сотрудники HR-отдела обязаны подать заявки на выбор кандидата в местные государственные структуры (центры занятости населения, кадровые агентства и т.д.). Все подающиеся заявки должны содержать требования к потенциальным сотрудникам (наличие опыта, определенных умений и навыков, знание иностранных языков), некоторые работодатели также формируют запросы, указывая желаемый возраст и пол кандидатов. Сформированная заявка подписывается руководителем предприятия. Рисунок 3

. Уточнение заявок

Для обеспечения качественного бизнес-процесса сотрудникам HR-отдела приходится уточнять заявки, поданные руководством. Все работники предприятия, занимающиеся рекрутингом, должны понимать, кого именно следует принять на работу. Специалист обязан уточнить следующие позиции:

) наименование имеющейся вакансии, ее структурное подразделение;

) причина появления открытой вакансии;

) место в организации, которое займет новый специалист, его непосредственный руководитель или число подчиненных;

) обязанности нового специалиста предприятия;

) основные требования, предъявляющиеся к соискателям.

Предприятие, намеренное отыскать новых сотрудников, должно корректно указать требования, предъявляемые к потенциальным кандидатам: желаемый возраст сотрудника; уровень образования; необходимый для выполнения внутренних потребностей предприятия опыт работы; профессиональные навыки по узкому профилю (если таковые имеются).специалист обязан иметь представление о том, какие профессиональные навыки необходимы на той или иной позиции, какие качества (личные и деловые) должен иметь новый сотрудник, желающий получить работу. Это необходимо для выполнения корректного анализа должности, на которую разыскивается новый сотрудник.

4. Формирование профиля для вакансии

Только после того, как руководством были сформированы требования к будущему сотруднику и обозначены условия, в которых он будет трудиться в рамках предприятия, специалисты HR-отдела должны сформировать общий профиль должности с указанием дополнительной информации, а именно: обоснованных ограничений по возрасту; предпочтений по семейному статусу (далеко не все предприниматели готовы взять на работу сотрудника с маленькими детьми); требований к наличию образования; требований по здоровью и опыту трудовой деятельности; наличия / отсутствия необходимых навыков, умений и знаний; наличия тех или иных личностных характеристик. После того, как профиль был сформирован, специалист, отвечающий за данный участок работы, создает комплекс мер, направленных на поиск нового сотрудника. Он должен завизировать этот документ у руководителя предприятия. После выполнения данной процедуры профиль направляется руководителю отдела, который будет проводить собеседование с кандидатами.

Обычно список мероприятий бизнес-процесса для закрытия вакансии выглядит следующим образом: обозначение профиля должности, которую необходимо закрыть; определение источников, с помощью которых рекрутеры будут искать нового сотрудника; формирование рекламного объявления для дальнейшего размещения на интернет-порталах, в СМИ и прочих мультимедийных ресурсах; создание реестра вопросов для усложненного интервью (при необходимости закрытия вакансии узкой специализации).

5. Особенности работы HR-специалистов по поиску работников

После формирования требований к открытой вакансии специалисты отдела по подбору кадров в рамках бизнес-процесса начинают рассматривать различные источники, из которых к ним могут прийти потенциальные кандидаты: собственно компания (сотрудники кадрового резерва); специалисты, принимавшие участие в практических занятиях внутри предприятия; поиск с помощью СМИ; базы данных экс-сотрудников компании (в этом случае рассматриваются только те кандидаты, чей профессионализм не вызывает сомнения у руководства); базы резюме, созданные HR-отделом; поиск кандидатов с помощью центров занятости и кадровых агентств; поиск сотрудников через профсоюзные организации вузов и средних профессиональных учебных заведений; агентства по кадровому лизингу (для выполнения временных работ); прямой поиск специалистов.

При рассмотрении кандидатов для закрытия руководящих вакансий HR-менеджер должен попросить их пройти психологическое тестирование, помогающее выявить наличие важнейших личностных и профессиональных качеств, необходимых для работы в компании. Для подобных кандидатов используются тесты, сформированные Кеттелом, Лири, Меграбяном, Айзенком и Кейрси.

После того, как соискатель успешно прошел собеседование у HR-специалиста, он переходит к следующему звену: теперь ему необходимо убедить линейного менеджера в том, что он достоин получить место в компании. Как правило, бизнес-процессы, в которые входит повторное собеседование, несколько сложнее предыдущих, поскольку здесь звучат каверзные вопросы по узкой тематике, на которые кандидат обязан дать адекватные ответы. HR-специалист передает менеджеру резюме соискателя, его анкету и результаты проведенных испытаний. В некоторых случаях собеседование с непосредственным руководителем переносится на другой день, однако чаще всего его организовывают непосредственно в день, на который назначена встреча с сотрудником отдела кадров. После собеседования руководитель подразделения или его секретарь обязаны в течение двух ближайших дней оповестить кандидата о своем решении. Эта часть бизнес-процесса во многих организациях становится обязательной. При проведении интервью сотрудник, занимающий руководящий пост, пытается выяснить как можно больше о потенциальном сотруднике, что им движет, чего он хочет добиться внутри предприятия.

Как только руководитель принимает решение о приеме того или иного кандидата на работу, вся собранная информация о нем поступает в службу безопасности предприятия для проверки. Это - обязательный элемент подавляющего числа бизнес-процессов, поскольку в последнее время участились случаи возникновения ситуаций, когда сотрудник оказывался принятым в штаб, проходил обучение, а затем о нем выяснялись нелицеприятные факты, например, наличие судимости или огромного количества открытых кредитов. Сотрудники службы безопасности, получив информацию о новом работнике предприятия, обязаны в ближайшие три дня проверить все полученные данные и представить соответствующее заключение в HR-отдел. Если за новым сотрудником компании числятся крупные нарушения законодательства, вероятность того, что он получит это место и начнет работать, близка к нулю. Далее HR-специалист, взявший сотрудника на работу, обязан проверить все рекомендации с тех мест работы, которые сотрудник указал в собственной анкете. Ему в рамках данного бизнес-процесса придется обзвонить все предыдущие места работы и уточнить информацию: должность, обязанности, профессионализм, причины увольнения и др.

6. Бизнес-процессы: заключительные фазы

Как только сотрудник оказался в штате предприятия, может показаться, что на этом проведение бизнес-процесса по подбору заканчивается, но это не так. Далее специалисты HR-отдела должны помочь новичку адаптироваться в коллективе и научиться правильно себя вести. Для этого проводятся тренинги, семинары, на которых новым сотрудникам рассказывается о предприятии, его функционале, возможностях карьерного и личностного роста внутри предприятия. Бизнес-процессы в данном случае раскладываются на большое количество последовательных этапов, среди которых прием на работу является самым важным. Как только сотрудник начинает активно проявлять себя, руководство может предложить ему посетить тренинги, направленные на развитие личных и профессиональных качеств. В рамках существующего бизнес-процесса новые сотрудники активно вовлекаются в жизнь предприятия, их приглашают на мероприятия, праздники, акции, где они могут или поучаствовать или понаблюдать за ними в качестве зрителей. Сотруднику в данном случае лучше всего не отказываться, поскольку коллектив вряд ли сочтет это уместным. HR-специалист обязан разъяснить новому сотруднику, что внутри предприятия существуют свои культурные ценности и нормы поведения, которые следует соблюдать. В некоторых случаях эта обязанность возлагается на непосредственного руководителя нового сотрудника, понадобится также объяснять новичку некоторые мелочи бытового характера. Благодаря столь объемному бизнес-процессу ни один новый сотрудник не остается без внимания. Это помогает ему чувствовать себя намного комфортнее на новом рабочем месте и выполнять задачи, поставленные перед ним предприятием. Практически все крупные организации перестали рассматривать своих сотрудников как детали в станке, которые можно легко заменить. Некоторые предприятия даже предпочитают «взращивать» руководителей высшего уровня внутри компании, не открывая эти должности для сторонних соискателей. Единственное, что в данном случае требуется от нового сотрудника, - активное желание развиваться и работать на благо предприятия. Тогда он точно будет замечен руководством и начнет двигаться по карьерной лестнице. Рисунок 4

Рисунок 4 Карьерная лестница

Список литературы

1. Microsoft Visio. Официальный сайт [электронный ресурс]. - Режим доступа: http://visio.microsoft.com/ru-ru/

. Microsoft Office Online. Официальный сайт [электронный ресурс] - Режим доступа: http://office.microsoft.com/ru-ru

. Создание баз данных в Microsoft Access 2007: методические указания к лабораторным работам: учеб. электронное текстовое издание / В.М. Паклина, Е.М. Паклина; Уральский государственный технический университет - УПИ им. первого Президента России Б.Н. Ельцина - Екатеринбург, 2009 [электронный ресурс]. - Режим доступа: http://study.urfu.ru/view/aid/8869/1/Access % 202007.pdf

. Основы работы в MS Visio 2007. Методические указания для студентов направления 230200 Информационные системы. - Н. Новгород:  ННГАСУ, 2009. - 38 с [электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.bibl.nngasu.ru/electronic % 20resources/uch-metod/programming/4717.pdf

. Сафронов К.А. Основы работы в MS Visio 2007 - Методические указания / К.А. Сафронов [электронный ресурс]. - Режим доступа: http://stranica.info/book/27-osnovy-raboty-v-ms-visio-2007-metodicheskie-ukazaniya-konstantin-anatolevich-safonov/index.html

• Инжиниринговые услуги на мировом рынке