| Главная » Бухгалтерский учет |
|
Содержание Введение Глава 1. Организационное устройство Цивильского аграрно-технологического техникума Минообразования Чувашии и место в нем службы ДОУ .1 Общая характеристика ЦАТТ Минообразования Чувашии .2 Структура и функции службы ДОУ .3 Нормативные документы, регулирующие работу службы ДОУ Глава 2. Технология работы с документами в ЦАТТ .1 Организация документооборота в ЦААТ .2 Контроль исполнения документа .3 Формирование дел и их текущее хранение Глава 3. Документирование деятельности в ЦААТ .1 Составление и оформление организационно- правовых и распорядительных документов .2 Составление и оформление информационно-справочных документов Заключение Список источников и литературы Приложения Введение Производственная (преддипломная) практика была пройдена в отделе заочного обучения Цивильского аграрно-технологического техникума Минообразования Чувашии, помощником секретаря учебной части. В процессе деятельности организация получает и самостоятельно создает различные документы, их количество с каждым днем возрастает. При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее важных документов. Объект исследования данной работы - Цивильский аграрно-технологический техникум Минообразования Чувашии (далее техникум), в рамках конкретного структурного подразделения - заочное отделение техникума. Предметом исследования является организация делопроизводства в техникуме, также изучение процесса документирования деятельности техникума. Целью прохождения производственной (преддипломной) практики является закрепление и углубление теоретических знаний, полученных в процессе обучения в Чувашском государственном университете им. И.Н. Ульянова, оценка своих возможностей в новых условиях труда, выработка навыков и овладение профессиональными знаниями, необходимыми документоведу. Также сбор необходимого материала для выполнения выпускной квалификационной работы. Для достижения данной цели, за время прохождения практики мной были поставлены следующие задачи: ) рассмотреть общую характеристику техникума; ) определить структуру, изучить нормативно - правовые акты, регулирующие деятельность; ) изучить документооборот и делопроизводство Цивильского аграрно- технологического техникума Минообразования Чувашии; ) изучить особенности управления и организацию деятельности отдела информатизации. Исследование по заявленной теме в Цивильском аграрно-технологическом техникуме Минообразования Чувашии осуществляется впервые, что обеспечивает его практическую ценность и научную новизну. Глава 1. Организационное устройство ЦАТТ Минообразования Чувашии и место в нем службы ДОУ .1 Общая характеристика ЦАТТ Минообразования Чувашии Цивильский аграрно-технологический техникум Минообразования Чувашии был создан в результате реорганизации в форме слияния двух учебных заведений профессионального училища №5 и Цивильского сельскохозяйственного техникума. Дата государственной регистрации техникума - 29 декабря 2011 года. Профессиональное училище №27 пгт. Кугеси (ныне отделение технических профессий Цивильского аграрно-технологического техникума Минообразования Чувашии) основано в 1979 году. В 2011 году ему был присвоен статус автономного учреждения. Полное наименование: автономное учреждение Чувашской Республики среднего профессионального образования «Цивильский аграрно-технологический техникум» Министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики. Более 35 лет отделение ведет подготовку специалистов для сельскохозяйственного производства. 12000 его выпускников работают автомеханиками, трактористами-машинистами, мастерами по техническому обслуживанию и ремонту машинно-тракторного парка. Организована переподготовка водителей автотранспортных средств и трактористов-машинистов из числа взрослого населения. В педагогический состав отделения входит более 30 высокопрофессиональных, опытных работников. Государственными наградами различного уровня отмечен многолетний труд лучших педагогов. 1.2 Структура и функции службы ДОУ Службой кадров в заочном отделении ЦААТ Минообразования Чувашии занимается секретарь. Структура и штат кадровой службы утверждается руководителем организации - директором, в пределах установленной штатной численности и фонда заработной платы. Служба кадров в заочном отделении ЦААТ Минообразования Чувашии выполняет и контролирует заведующий заочным отделением ЦААТ. В подчинении заведующего заочным отделением техникума входит секретарь учебной части, заведующие лабораториями и мастерами, который является структурным подразделением ЦААТ Минообразования Чувашии, и образован постановлением Минообразования Чувашии в установленном порядке в соответствии с законами РФ, ЧР и Уставом Цивильского аграрно-технологического техникума. Который был образован для повышения эффективности деятельности и организации делопроизводства, контроль за функционированием структурных подразделений техникума в заочном отделении техникума, оказания правовой помощи отделам и студентам техникума, материально-технического и хозяйственного обслуживания ЦААТ Минобразования Чувашии. Непосредственное руководство службой кадров ЦААТ Минообразования Чувашии осуществляет директор ЦААТ Минообразования Чувашии, а в его отсутствие - заместитель директора. Отдел, являясь структурным подразделением ЦААТ Минообразования Чувашии, работает в тесном взаимодействии с другими структурными подразделениями техникума. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией ЧР, законами РФ и ЧР, указами Президентов РФ и ЧР, Уставом ЦААТ Минообразования Чувашии, решениями Цивильского районного Собрания депутатов, постановлениями, распоряжениями и указаниями директора ЦААТ Минообразования Чувашии с соответствующими органами государственной власти, учреждениями, организациями и предприятиями ЧР и Цивильского района. Основными функциями секретаря учебной части заочного отделения Цивильского аграрно-технологического техникума Минообразования Чувашии является: .Ведение делопроизводства на отделении. .Представление установленной отчетности. .Организует и ведет делопроизводство на отделении: готовит зачетные и экзаменационные ведомости по каждому предмету и сводные ведомости по группам на период зимней и весенней сессий; ведет личные дела обучающихся за весь период обучения; оформляет сводную ведомость оценок обучающихся, необходимую для оформления дипломов установленной формы; ведет поименную книгу (очное отделение); ведет шифровальную, алфавитную книгу (заочное отделение); составляет списки обучающихся по группам; оформляет студенческие билеты, билеты учащихся и зачетные книжки и ведет книгу их учета; обеспечивает подготовку журналов учебных занятий к новому учебному году; готовит, регистрирует и обеспечивает подписание академических справок бывшим обучающимся, отчисленным с отделения; оформляет и осуществляет выдачу дипломов и дубликатов дипломов и обеспечивает сохранность до выдачи; готовит и обрабатывает приказы по обучающимся отделения и обеспечивает их сохранность; грамотно организует размещение и хранение документации на ПК, знает требования к оформлению документов, обеспечивает сохранность информации, путём периодического его архивирования; готовит необходимую документацию к заседаниям государственной аттестационной комиссии; оформляет протоколы заседаний стипендиальной комиссии, экзаменационных комиссий по курсам дополнительного профессионального образования и профессиональной подготовке; оформляет дипломы: заполняет, регистрирует в книге выдачи дипломов и собирает подписи выпускников при получении диплома; готовит справки об обучении в техникуме; ведет воинский учёт обучающихся (очное отделение); осуществляет подготовку приказов по зачислению, отчислению, восстановлению обучающихся, назначению им стипендии; готовит приказы об утверждении тем и руководителей дипломных проектов (работ), о переводе и выпуске студентов; следит за состоянием учебных журналов, обеспечивает их сохранность в течении года и передачи в архив; оформляет текстовые документы; обеспечивает сохранность документации; обеспечивает подготовку и передачу документации в архив; участвует в работе приемной комиссии. представляет установленную отчетность: готовит материалы для отчетной документации и статистических форм по отделению, составляет отчеты по различным вопросам учебно-воспитательной работы на отделении согласно установленной периодичности, ведет учет и отчетность отделения. Для выполнения задач и возложенных функций секретарь учебной части наделен функциональными правами: вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией; осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений техникума, преподавателями и производственного обучения, получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей; вести переписку с организациями по вопросам, входящим в его компетенцию; Трудовыми правами: требовать обеспечения организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей; проходить переподготовку (переквалификацию) и повышение квалификации; пользоваться услугами библиотек, столовых и здравпункта техникума. За невыполнение своих функций секретарь учебной части в лице директора несет установленную ответственность. Решение проблем кадрового делопроизводства в значительной степени зависит от количества и профессионального мастерства штатных работников. Их работа должна быть хорошо организована. Изучив задачи и функции службы кадров техникума, надо отметить, все работники службы ДОУ техникума имеют стаж работы по своим специальностям до 3 лет, и управляющие имеют стаж работы свыше 5 лет, все сотрудники имеют высшее образование. Служба кадров заочного отделения ЦААТ Минобразования Чувашии представлена: Секретарь учебной части. В численном составе служба кадров ЦААТ Минообразования Чувашии составляет 1 сотрудник: 1 специалист 1 категории. К должности секретаря учебной части устанавливаются следующие квалификационные требования: .К уровню профессионального образования: средне профессиональное образование в области делопроизводства или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы. .Требования к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей. Секретарь учебной части должен знать: )Конвенцию ООН о правах ребенка; )Конституции Российской Федерации, Чувашской Республики; )основные нормативно-правовые акты, регламентирующие работу секретаря учебной части: законы Российской Федерации и Чувашской Республики « Об образовании»; Типовые положение об образовательном учреждении среднего профессионального образования (среднем специальном учебном заведении); Типовое положение об образовательном учреждении начального профессионального образования; )иные нормативные правовые акты Российской Федерации и нормативные правовые акты Чувашской Республики применительно к исполнению должностных обязанностей секретаря учебной части; )локальные нормативные акты техникума применительно к исполнению должностных обязанностей секретаря учебной части; )Устав техникума; )Правила внутреннего трудового распорядка; )правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты; )положения и инструкции по ведению делопроизводства; Навыки: эффективного планирования рабочего времени; разработки проектов локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов, деловых писем, относящихся к учебной воспитательной работе; владение компьютерной и другой оргтехникой, а также необходимым программным обеспечением; работы со служебной информацией; делового общения; работы в условиях ограниченного времени исполнения поставленной задачи. Изучив функции и численный состав сотрудников службы кадров техникума имеют стаж работы по своим специальностям до 3-х лет, все сотрудники отдела имеют высшее образование. Задачи, функции, права, ответственность, взаимоотношения данного структурного подразделения закреплены в Должностной инструкции секретаря учебной части АУ ЧР СПО «ЦААТ» Минообразования Чувашии от 04 апреля 2012 №78-ОД. Квалификация работников соответствует установленным требованиям. .3 Нормативные документы, регулирующие работу службы ДОУ Автономное учреждение (техникум) принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы, регулирующие образовательные отношения, в пределах своей компетенции в соответствии с законодательством РФ, законодательством ЧР в порядке, в установленном настоящим Уставом. В техникуме определен следующий порядок принятия и утверждения локальных нормативных актов: )разработанные локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность Автономного учреждения, рассматриваются на заседаниях органов управления техникума, к компетенции которых относится рассматриваемый вопрос, и после согласования утверждается руководителем, т.е директором; )при принятии локальных нормативных, затрагивающих права обучающихся техникума, учитывается мнение студенческих советов техникума, советов родителей; ) при принятии локальных нормативных актов, затрагивающих права работников, а также в порядке и в случаях, которые предусмотрены трудовым законодательством, учитывается мнение выборного профсоюзного органа. Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение обучающихся и работников техникума по сравнению с установленным законодательством об образовании, трудовым законодательством об образовании, трудовым законодательством положением либо принятие с нарушением установленного порядка, не применяются и подлежат отмене Автономным учреждением. Устав организации; Инструкция о порядке формирования, ведения, учета и хранения личных дел обучающихся автономного учреждения ЧР среднего профессионального образования «Цивильский аграрно-технологический техникум» Министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики. В нем рассматривается формирование личных дел абитуриентов, введение личных дел в период обучения, ответственность заведение личных дел, хранение личных дел, подготовка личных дел к сдаче в архив, порядок ознакомления с личным делом обучающегося, ответственность секретаря учебной части; Должностная инструкция секретаря учебной части. Содержится в нормативном акте квалификационные требования, функции, должностные обязанности секретаря учебной части, права, взаимоотношение (служебной связи), ответственность; Инструкция по делопроизводству. кадровый документооборот распорядительный справочный Глава 2. Технология работы с документами в ЦАТТ .1 Организации документооборота в техникуме Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или помещения в дело образует документооборот Техникума. Работа с входящими документами состоит из ряда последовательных операций: прием, первичная обработка, предварительное распределение, регистрация, рассмотрение документов директором Техникума, передача на исполнение. Прием и первичную обработку корреспонденции осуществляет секретарь. Вся ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению, если известен адресат, или возвращается в отделение связи. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются после проверки правильности доставки, в целостности в конвертов или упаковки документов. Конверты с надписями «лично», «личное», или адресованное общественным организациям, не вскрываются. Конверты от поступивших документов ( в том числе писем граждан) не уничтожаются в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, даты отправки и получения документа, а так же при поступлении личных или доплатных документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается у секретаря, а второй направляется к корреспонденту. На рассмотрение директору Техникума передаются документы, содержащие информацию по принципиальным вопросом деятельности Техникума, требующие принятия решения директором. Телеграмма срочного характера докладываются немедленно. Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления. Документы, переданные лично директору Техникума, минуя секретаря, после рассмотрения передаются для регистрации и учета (в установленном порядке). Прием и передача документов производится с отметкой: кому передан документ, расписка в получении, дата. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание об исполнителе, сроках, порядке и характере исполнения документа. Не рекомендуется надписывать резолюции на отдельных листах бумаги и подкладывать их к основному документу. Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции. Указания директора Техникума по исполнению и пометки о направлении документа наносится в журнал, после чего документ через секретаря направляется для исполнения. К установленному сроку исполненный документ должен быть передан ответственному за делопроизводство. На документах, исполненных оперативным путем, ставятся отметки «Исполнено». «Принято к руководству» и т.п. Подписи об ознакомлении проставляются в левом нижнем углу последней страницы документа. Движение документа завершается передачей его с материалами об исполнении для подшивки в дело согласно номенклатуре дел и отправкой материалов об исполнении по назначению. Обработка документов: Все документы, подписанные директором Техникума, его заместителями или другими должностными лицами, регистрируются и отправляются секретарем. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, фальцевание и упаковку в конверты, заклеивание, оформление почтового отправления, составление реестра и сдачу в отделение связи. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и оправляться в тот же день или не позднее 10 часов следующего рабочего дня. Телеграммы или другая срочная корреспонденция отправляется немедленно. Подсчет объема документооборота: Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных или созданных в учреждении за определенный отрезок времени (год, месяц). Показатели объема документооборота используется для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности. Подсчет количества созданных и поступивших документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации. За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по журналам. По ним определяют расход бумаги и затрат времени на операции по экспедиционной обработке документов. Машинограммы подсчитывают на общих основаниях по месту регистрации. Входящие, исходящие и внутренние документы в учреждении подсчитываются отдельно. Подсчет объема документооборота целесообразно проводить по группам документов: распорядительные, статистические, финансовые, договорные, переписка, письма граждан и др. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитываются количество документов и отдельно их тираж., цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах. .2 Контроль исполнения документов Целью контроля является обеспечение современного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контроль исполнения предусматривает постановку на контроль, проверку современного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля, периодическое информирование директора Техникума. Категории документов, подлежащих контролю, устанавливаются перечнем (приложение 1). По указанию директора Техникума на контроль могут быть поставлены документы, не включенные в перечень. Контроль осуществляют: Директор Техникума, его заместители и ответственные исполнители. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год, задания последующих месяцев ткущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока. Сроки исполнения документов. Сроки исполнения начисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций с момента их поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов установлены на основании актов вышестоящих органов государственной власти и управления России, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления ( приложение 2), Индивидуальные сроки устанавливаются директором в резолюции. Конечная дата исполнения может содержаться в тексте документа. В с лучае, когда срок исполнения документа не указан, документ должен быть исполнен в течение одного месяца. Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, только при наличии объективных причин. Изменения вносятся в регистрационный журнал. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов и сообщения результатов заинтересованным организациям и гражданам. .3 Формирование дел и их текущее хранение Формирование дел - группировка исполненных документов дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел. Дела в Техникуме формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство. Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в Техникуме осуществляются секретарем и заведующей архивом Техникума. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса; группировать в дело документы учебного года, за исключением переходящих дел; раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело нс должно превышать 250 листов. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре. На документе проставляются: отметка "В дело N …", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке, с относящимися к ним приложениями. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу (о командировках, отпусках) формируются в отдельное дело. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета рабочих к служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам. Предложения, заявления и жалобы граждан по учебно-производственным вопросам и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом- запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Хранение документов и дел. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив Техникума дела хранятся по месту их формирования. Дела постоянного и временного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив Техникума не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Руководители и сотрудники структурных подразделений несут ответственность за сохранность документов и дел. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Техникума, заведующим архивом предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Техникума. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения директора Техникума с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах изъятия подлинника. Глава 3. Документирование деятельности в ЦААТ .1 Составление и оформление организационно- правовых и распорядительных документов Организация деятельности выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающих статус организации, ее подразделений и работников, их обязательности, права ответственность; и другие аспекты. К организационно-правовым документам относятся: учредительные документы организации; положение об организации; положение о структурном подразделении; структура и штатная численность; штатное расписание; инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по делопроизводству); должностные инструкции. Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для использования, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения вышестоящей организацией, директором ЦААТ Минообразования России, ее коллегиальным органом и руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения на документе или распорядительным документом (постановлением, приказом, решением). Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками. Организационно-правовые документы с точки зрения срока действия относятся к бессрочным и действует до их отмены или утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами. При реорганизации учреждения разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы. Организационно-правовые документы разрабатываются директором техникума или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих свою работу управления как в целом, так и по отдельным направлениям. Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке с обязательным нанесением всех реквизитов: название учреждения или подразделения, вид документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения. Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных по пунктам. В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой, заместителем руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации. Устав - юридический акт, определяющий образование Техникума и определяющим его структуру, функции и правовое положение. Устав содержит установленные правила поведения, обязательные для всех работников техникума. Обязательность ряда положений Устава может распространяться и на третьих лиц, например на те организации или тех граждан, с которыми данная организация находится в договорных отношениях. Подготовка нового Устава требуется в случаях реорганизации предприятия, организации техникума. Общие положения о порядке составления и оформления Устава содержится в первой части Гражданского кодекса РФ. Следует отметить, что Устав составляется в письменной форме, в виде единого документа. Закон не содержит каких-либо определенных требований к составлению титульного листа Устава. Сложившаяся практика показывает, что на титульном листе принято располагать наименование организации, гриф утверждения Устава учредителями (или учредителем) с указанием даты и номера протокола, а также место и год регистрации. Положение - это правовой акт, регламентирующий, порядок образования, статус, род деятельности, основные задачи, функции структурных подразделений Техникума. Положения о структурных подразделениях составляются руководителями подразделений и утверждаются директором. Эти положения позволяют устранить дублирование в функционировании управленческого аппарата. Положениями определяется правовой статус временно организуемых комиссий, групп и т.п. Структура и содержание уставов и положений, как правило, определяются учреждениями-разработчиками. Положение о структурных подразделениях (службах) можно разделить: Положения о структурных подразделениях; Положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах). Структура Положения о подразделениях нормативно не закреплена, но на практике выработана следующая структура: общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности; ответственность; взаимоотношения. Дополнительно могут быть включены разделы «Руководство» (управление); «Организация работы». В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения и степень его самостоятельности; дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение; какими законодательными, нормативными правовыми и инструктивными документами руководствуется подразделение в своей деятельности; порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения; кем утверждаются структура и штаты подразделения; наличие у подразделения печати. В разделе «Основные задачи» перечисляются основные проблемы решаемые подразделением определяющие характер и направления его деятельности. В разделе «Функции» указывается, какие действия или виды работ должны выполнять подразделение для осуществления поставленных задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения. Раздел «Права и обязанности» устанавливает, какие действия имеет право осуществлять руководитель в целях выполнения возложенных на подразделение функций. Под правом понимается юридически узаконенная возможность требовать или запрещать какие-либо действия, а также предпринимать определенные действия: издавать отдельные документы (например , распорядительные), вести переписку; давать подчиненным указания; представительствовать в соответствующих органах от имени подразделения; а также другие выполняемые подразделением действия для реализации своих функций. В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы подразделения и мера персональной ответственности руководителя. Критериями оценки должны быть объективные показатели, характеризующие качество, своевременность, объемы выполняемой работы. Качество выполнения работы может определяться степенью соблюдения стандартов, инструкций, правил и других нормативных или методических документов, устанавливающих содержание, методы выполнения и результаты работы, а также отсутствием ошибок, недоработок, просчетов и т.п. Своевременность выполнения определяется соответствием конкретных сроков завершения работ со сроками, которые установлены плановыми, распорядительными или иными документами. Объем планируемой работы устанавливается в соответствии с действующими нормами и нормативами, а также конкретными заданиями. Основное внимание в этом разделе следует уделить видам ответственности за невыполнение или некачественное выполнение установленных функций. В зависимости от характера деятельности подразделения могут быть предусмотрены различные виды материальной, административной или уголовной ответственности. В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия. Инструкция относится к категориям документов, содержащих разъяснения о том, как применять те или иные законы, постановления и другие нормативные акты или определяющих порядок и условия осуществления какой-либо деятельности. Инструкция действует, как правило, в течении продолжительного времени в качестве постоянного руководства в практической работе. Инструкция утверждается приказом или непосредственно директором. Наиболее целесообразно утверждать инструкцию приказом, т.к. в нем фиксируется все необходимые дополнительные сведения: срок введения в действие, ответственные исполнители, перечень документов, отменяемых в сявязи с выходом инструкции. Текст инструкции, как правило, излагается в третьем лице или в безличной форме, в логической последовательности законченными разделами, иногда имеющими самостоятельные подзаголовки. Инструкция оформляется на общем бланке. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок ведения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок ведения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа. Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и взаимоотношений с другими работниками и подразделениями, обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, или рабочее место, если в подразделении имеется несколько работников, занимающих одинаковые должности, но выполняющих различную работу. В последние годы все более широкое распространение получает новая разновидность документов - описание рабочего места, которая по сути представляет должностную инструкцию работника. В зависимости от категории, уровня и правового статуса работника должностные инструкции как локальные правовые акты могут иметь некоторые различия в названии документа и структуре текста. Для первого руководителя организации, его заместителей, главных специалистов и руководителей структурных подразделений могут быть разработаны должностные положения, для рядовых сотрудников и специалистов - должностные инструкции, а для работников хозяйственных и вспомогательных (также для работающих по договору подряда или трудовому соглашению) - функциональные обязанности. Несмотря на различия в названиях, цель создания всех этих разновидностей документов и их назначение остаются едиными, при их разработке соблюдаются общие требования. Должностные инструкции работников в каждом структурном подразделении разрабатываются на основе Положения о подразделении, они составляются по единой методике; должностные инструкции всегда конкретны и фактически описывают конкретные рабочие места; они пересматриваются в едином порядке в соответствии с изменением структуры и штатной численности организации, а также после проведения аттестации. Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она позволяет: рационально распределить функциональные обязанности между работниками; повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет введения количественных показателей периодичности, трудоемкости, продолжительности и календарных сроков их выполнения; улучшить социально-психологический климат в коллективе, устранить конфликты между руководителем и подчиненными; четко определить функциональные связи работника в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов; объективно применять меры воздействия; повысить коллективную и личную ответственность работников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей; повысить эффективность морального и материального стимулирования работников; организовать равномерную загрузку работников; ускорить освоение новым работником своей работы, сократить период адаптации к коллективу и организации; повысить мотивацию к работе и доверие к организации, помочь новичку избежать многих непониманий и ошибок; снизить вероятность случайного ухода работника из организации; планировать продвижение работника по служебной лестнице; повысить престиж организации. Должностные инструкции обычно пересматриваются один раз в пять лет (или один раз в три года) и обязательно уточняются ежегодно по итогам аттестации персонала структурного подразделения. Первый лист должностной инструкции оформляется по образцу общего бланка организации, т.е. на нем есть логотип организации, указание его полного наименования и организационно-правовой формы. Документ разрабатывается в структурном подразделении, утверждается директором. Обязательным для должностной инструкции являются визы кадровой службы, юрисконсульта организации или соответствующего управления, а при необходимости - визы заинтересованных структурных подразделений и должностных лиц, с которым осуществляется сотрудничество. На экземпляре должностной инструкции, который хранится в структурном подразделении, ежегодно проставляются отметки об ознакомлении работника с установленными в ней требованиями. Отметка об ознакомлении оформляется по образцу визы (должность, подпись, дата) и должна быть обязательно проставлена (в порядке напоминания) перед очередной аттестацией сотрудника в сроки, которые всегда конкретно устанавливаются в Положении об аттестации персонала. Как и в случае с Положением о подразделении, типовая схема построения должностной инструкции из тех, что выработаны практикой . Должностная инструкция может включать следующие разделы; общие положения; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения, связь по должности; условия оплаты труда; показатели оценки работы. Дополнительными разделами в структуре должностной инструкции могут быть: организация работы ( если сотруднику устанавливается особый или индивидуальный график работы или предоставляется право самостоятельно организовать и планировать свой рабочий день); порядок утверждения и внесения изменений (если он отличается от обычного или требует особого утверждения органами управления организацией, в том числе для руководителей, их заместителей, главных специалистов и т.п.) контроль проверка и ревизия деятельности (в должностных инструкциях материально ответственных лиц этот пункт должен быть обязательно). .2 Составление и оформление информационно-справочных документов К справочно-информационным документам, которые носят вспомогательный характер по отношению к организационным и распорядительным, относятся: информационно- справочные (заявления, акты, справки, таблицы, отчеты, докладные и объяснительные записки, переписка (служебное письмо, телеграммы, факсы и т.д ); Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событии, как правило, они подразделяются на две группы с информацией о фактах и событиях служебного характера, выдаваемые заинтересованным организациям и гражданам и справки, удостоверяющие какой-либо юридический факт Справки второй группы составляются секретарем, бухгалтерией, заведующей архивом, секретарем учебной части и обязательно заверяются печатью. Обязательными реквизитами всех видов справок являются: наименование учреждения, дата, адресат, текст, подпись. Подписывает справку должностное лицо, се составившее и несущее ответственность за представленные сведения. Докладная записка - документ, адресованный директору Техникума информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место событии или факте, о выполненной работе и содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указания руководства. Цель инициативной докладной записки - принятия определенного решения, поэтому текст докладной записки делится на две части, в первой излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй - предложения , просьбы и т.п. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок. Докладные записки оформляются на листе бумаги формата А4 и имеют реквизиты: Наименование структурного подразделения; Вид документа; Заголовок; Текст; Дата; Подпись составителя. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений другого документа (проекта, плана, отчета и т.д.) или объясняющий причины какого-либо факта, события, поступка. Как и докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем. Актом называется документ, подтверждающий установленный факт событие, действие. Акты, составляемые в подтверждение фактов, связанных с деятельностью Техникума относятся к административным. Другие акты составляются в зависимости от каких-либо событий (смена руководства, несчастный случай на производстве и т.д.) Составление актов поручается комиссиям, утвержденным приказами директора Техникума или распорядительными документами вышестоящей организации или уполномоченного органа (акты ревизий и обследований деятельности). Нередко акты составляются постоянно действующими комиссиями (инвентаризационными, экспертными). В некоторых случаях к составлению актов привлекаются представители сторонних организаций или специально уполномоченные лица. Акты содержат следующие реквизиты: наименование учреждения; дата; номер; место составления; заголовок; текст, состоящий из трех частей: вводной, констатирующей и заключительной (вводная часть - перечисляются должности, фамилии и инициалы лиц, участвующих в составлении акта, а также указывается основание для составления акта; констатирующая часть - излагаются цели, задачи и суть проделанной работы, результаты; заключительная часть - делаются выводы или даются конкретные предложения); отметка о наличии приложений: подписи лиц, составивших акт, и лиц, ознакомленных с ним; гриф утверждения; указание количества экземпляров акта и адресаты, к которым они направлены. Служебные письма - документы, образующиеся в деятельности Техникума в результате переписки со сторонними организациями, учреждениями, предприятиями, а также гражданами. Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Служебное письмо составляется по одному вопросу, несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности. Текст письма чаще всего состоит из вводной и основной частей. В вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты , даты, документы, например: «В ответ на Ваше письмо №01/17-295 от 15 февраля 2011 г. сообщаем, что в РГОУ СПО «ЦАТТ» Минобразования Чувашии проведена следующая работа по укреплению противопожарной защиты». Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, просьба и т.д.): «-проведен внеплановый инструктаж о мерах пожарной безопасности». Заключение Кадровое делопроизводство Цивильского аграрно-технологического техникума Минообразования Чувашии регламентируется значительным комплексом законодательных актов как федерального, республикинского так и ведомственного уровня, разработками Росархива, Госстандарта. Часть документов полностью посвящена организации и технологии кадрового делопроизводства, другие затрагивают процессы создания и оформления документов, устанавливают их виды или порядок хранения, организацию труда. Для работников кадровой службы Цивильского аграрно-технологического техникума Минообразования Чувашии, документы нормативной базы являются основой создания локальной системы кадрового дела организации. Исследование структуры, функции и должностного состава кадровой службы Цивильского аграрно-технологического техникума Минообразования Чувашии показало, что кадровая служба заочного отделения техникума состоит из секретаря учебной части. Задачи, решаемые этой должностью, и функции, выполняемые им, составляют значительную часть задач всего заочного отделения. Структура и функциизаочного отделения ЦААТ Минообразования Чувашии. В подчинении находится 1 человек, который выполняет функции отдела, техникума. От правильной организации кадровой службы во многом зависит качественное выполнение техникумом его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления. Кадровое делопроизводство в ЦААТ Минообразовании Чувашии осуществляется управлением делами, действующего на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно директору. Это главное условие создания службы кадров, обеспечивающей процесс управления всего техникума и создание качественного уровня ведения и оформления документов. В целях дальнейшего совершенствования организации службы кадров ЦААТ Минообразования Чувашии в качестве рекомендации можно предложить: Следует отметить, что на сегодняшний день организации кадрового дела техникума осуществляется в рамках традиционной технологии, т.е. без помощи программных систем, которые значительно повышают эффективность кадровой службы, а значит эффективность всей организации в целом. Решение данного вопроса, можно найти как раз таки в применении автоматизации управления персоналом. Именно поэтому решение кадрового вопроса на сегодня представляется особенно актуальным. Специалисты кадровой службы ЦААТ Минообразования Чувашии должны проходить систематическое повышение квалификации и своевременно узнавать о законодательных актах и нормативных документах в области кадрового делопроизводства, получать практические знания как в области традиционного, так и электронного документооборота. Я считаю, что именно этим путем можно найти инициаторов внедрения и постоянной модернизации компьютерных технологий. Список источников и литературы Источники: . Конституция Российской Федерации (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008№ 7-ФКЗ). . Гражданский кодекс Российской Федерации от 30 ноября 1994г. (часть 1)№51 - ФЗ: Принят Гос. Думой Фед. Собр.Рос. Федерации 21 октября 1994г. (ред. От 17 июля 2009 г.) . Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. №195-ФЗ: Принят Гос. Думой Фед. Собр. Рос. Федерации 20 декабря 2001 г. (ред. От 24 июля 2009 г.) . Трудовой кодекс Российской Федерации от 31 декабря 2001г., одобрен Сов. Федерации Фед. Собр. Рос. Федерации 26 декабря 2001г. (ред.от 25 ноября 2009г. № 267-ФЗ) - М.: Эксмо, 2009- 176 с. . Об информации, информационных технологиях и защите информации: Фед. Закон Рос. Федерации от 27 июля 2006, одобрен Советом Федерации Федер. Собр. Рос. Федерации 14 июля 2006 . О персональных данных от 27 июля 2006 № 52-ФЗ: федеральный закон. Принят Гос. Думой Фед. Собр. Рос. Федерации 14 июля 2006 г. (в ред. Федерального закона от 25 ноября 2009 г. №266- ФЗ) . Государственном гербе Российской Федерации от 25.12.2000 № 2-ФКЗ: Федеральный конституционный закон. Принят Гос. Думой Фед. Собр. Рос. Федерации 20 декабря 200 г. (в ред. Федеральный конституционный закон от 10 ноября 2009 г. №6-ФКЗ) .Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ от 06.10.2003 №131-ФЗ: Федеральный закон. Принят Гос. Думой Фед. Собр Рос. Федерации 16 сентября 2003г., одобрен Сов.№ 237_ФЗ) . ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (в ред. От 27 февраля 1998 г. №28)// Неопубликованные источники: ) Должностная инструкция секретаря учебной части АУ Чувашской Республики СПО «ЦАТТ» Минобразования Чувашии от 04 апреля 2012г.№78-ОД; ) Инструкция о порядке формирования, ведения, учета и хранения личных дел обучающихся автономного учреждения ЧР СПО «ЦАТТ» Минобразования Чувашии от 20 ноября 2012г. № 362-ОД; ) Инструкция по делопроизводству в РГОУ СПО «ЦАТТ» Минобразования Чувашии от 27.01.2011 г. №17; ) Устав государственного автономного профессионального образовательного учреждения ЧР «ЦАТТ» Минобразования Чувашии от 17.12.2014 г. №2195; Приложение 1 Перечень Документов, подлежащих контролю за исполнением, С указанием сроков исполнения Законы Российской Федерации и Чувашской Республики, указы, постановления, распоряжения Главы Чувашской Республики - согласно указанному в них сроку. Постановления, распоряжения, указания и письма правительства Российской Федерации и кабинета Министров ЧР - 10 дней или указанному в них сроку. Письма-запросы и письма-поручения органов государственной власти 10 дней. Письма учреждений и организаций с резолюцией руководства Кабинета Министров Чувашской Республики 10 дней или указанному в них сроку. Предложения, заявления и жалобы граждан до одного месяца, не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно. Критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях средств массовой информации - до одного месяца. Телеграммы, а также устные обращения граждан - от 2 до 5 дней, если не указан иной срок. Приложение 2 Типовые сроки исполнения документов Жалобы на неправильные действия или распоряжения финансовых органов - рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления. Заявления и жалобы граждан - в срок до одного месяца со дня поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, не позднее 15 дней. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей - безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления. Письма-запросы, письма-поручения органов государственной власти - к указанному в них сроку или в течении 10 дней. Письма учреждений, предприятий и организаций 10 дней. Поручения Правительства Чувашской Республики - в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня их подписания. Скачать архив (25.7 Kb) Схожие материалы: |
| Всего комментариев: 0 | |